Numer KRS - kto musi mieć KRS i jak sprawdzić firmę w rejestrze

Numer KRS otrzymują podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to przede wszystkim spółek prawa handlowego, ale również spółdzielni, fundacji, stowarzyszeń oraz innych podmiotów wskazanych w przepisach. Dane ujawnione w KRS są jawne, dlatego każdy może bezpłatnie sprawdzić podstawowe informacje o zarejestrowanym podmiocie. Numer KRS - kto musi mieć KRS i jak sprawdzić firmę w rejestrze to zagadnienie przydatne między innymi przy weryfikacji kontrahenta, podpisywaniu umowy ze spółką oraz sprawdzaniu osób uprawnionych do reprezentacji. KRS pozwala ustalić status prawny podmiotu, adres siedziby, skład organów oraz zasady reprezentacji.

Kto musi mieć numer KRS

Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje między innymi rejestr przedsiębiorców oraz rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Katalog podmiotów objętych rejestrem przedsiębiorców określa przede wszystkim art. 36 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Do rejestru przedsiębiorców wpisuje się między innymi:

• spółki jawne,

• spółki partnerskie,

• spółki komandytowe,

• spółki komandytowo-akcyjne,

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

• proste spółki akcyjne,

• spółki akcyjne,

• spółki europejskie,

• spółdzielnie,

• spółdzielnie europejskie,

• przedsiębiorstwa państwowe,

• instytuty badawcze,

• instytuty działające w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz,

• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,

• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,

• oddziały przedsiębiorców zagranicznych działające na terytorium Polski,

• główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń i reasekuracji,

• instytucje gospodarki budżetowej,

• inne osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli przepisy przewidują wpis do właściwego rejestru KRS.

Pełny katalog podmiotów wpisywanych do rejestru przedsiębiorców znajduje się w art. 36 ustawy o KRS.

Numeru KRS nie otrzymuje osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Przedsiębiorca prowadzący JDG podlega wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG.

W przypadku części spółek wpis do KRS ma dodatkowo znaczenie dla powstania osoby prawnej. Przykładowo spółka z o.o. w organizacji staje się spółką z o.o. i uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru. Zasada wynika z art. 12 Kodeksu spółek handlowych.

Więcej informacji dotyczących prowadzenia ksiąg takich podmiotów znajduje się na stronie NEX poświęconej księgowości dla spółek.

Osobne zasady dotyczą również wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. Temat został szerzej omówiony w artykule NEX Składki ZUS wspólnika jednoosobowej spółki z o.o..

Jak sprawdzić numer KRS firmy

Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny. Zgodnie z art. 8 ustawy o KRS każdy ma prawo dostępu do danych zawartych w rejestrze oraz prawo otrzymania odpisów, wyciągów, zaświadczeń i informacji.

Podmiot wpisany do KRS można wyszukać bez znajomości numeru KRS.

Do wyszukania podmiotu można wykorzystać między innymi:

• numer KRS,

• numer NIP,

• numer REGON,

• nazwę podmiotu.

Po odnalezieniu właściwego wpisu można sprawdzić między innymi:

• nazwę i formę prawną,

• siedzibę i adres,

• numer NIP i REGON,

• wspólników podlegających ujawnieniu w rejestrze,

• członków zarządu,

• prokurentów,

• sposób reprezentacji,

• wysokość kapitału zakładowego, jeżeli dana forma prawna przewiduje kapitał zakładowy,

• przedmiot działalności,

• informacje dotyczące likwidacji,

• informacje dotyczące upadłości lub restrukturyzacji.

Przy zawieraniu umowy ze spółką szczególne znaczenie ma sposób reprezentacji. Sam wpis osoby do zarządu nie zawsze oznacza możliwość samodzielnego podpisania umowy.

KRS może wskazywać na przykład reprezentację jednoosobową albo konieczność współdziałania dwóch członków zarządu. W określonych przypadkach wymagane może być również współdziałanie członka zarządu z prokurentem.

Sprawdzenie sposobu reprezentacji przed podpisaniem umowy pozwala ustalić, czy osoby podpisujące dokument są uprawnione do działania w imieniu spółki.

KRS a informacje o zadłużeniu

W starszych materiałach dotyczących KRS często pojawia się Rejestr Dłużników Niewypłacalnych.

Obecnie przy sprawdzaniu sytuacji kontrahenta trzeba uwzględnić również Krajowy Rejestr Zadłużonych, który funkcjonuje od 1 grudnia 2021 r.

Krajowy Rejestr Zadłużonych zawiera między innymi informacje dotyczące postępowań:

• restrukturyzacyjnych,

• upadłościowych,

• dotyczących zakazu prowadzenia działalności gospodarczej,

• dotyczących określonych przypadków bezskutecznej egzekucji.

Samo sprawdzenie wpisu w KRS nie zawsze daje więc pełny obraz sytuacji finansowej kontrahenta.

Skąd pobrać wydruk KRS

Po wyszukaniu podmiotu można pobrać informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu albo pełnemu.

Odpis aktualny przedstawia dane obowiązujące w chwili pobrania dokumentu.

Odpis pełny obejmuje również historię wpisów, w tym informacje, które zostały wcześniej wykreślone z rejestru.

Zgodnie z art. 4 ust. 4a ustawy o KRS Centralna Informacja KRS udostępnia bezpłatnie aktualne i pełne informacje o podmiotach wpisanych do rejestru.

Art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS przewiduje natomiast, że samodzielnie pobrane wydruki komputerowe aktualnych i pełnych informacji mają moc zrównaną z dokumentami wydawanymi przez Centralną Informację KRS.

W wielu sytuacjach nie ma zatem potrzeby uzyskiwania dodatkowego papierowego odpisu.

Odpis aktualny będzie przydatny przede wszystkim wtedy, gdy celem jest sprawdzenie obecnego składu zarządu, sposobu reprezentacji, adresu albo innych aktualnych danych spółki.

Odpis pełny będzie natomiast odpowiedni, gdy potrzebna jest również historia zmian dokonanych w KRS.

Jak uzyskać numer KRS

Numer KRS jest nadawany w związku z wpisem podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego. Nie funkcjonuje odrębna procedura polegająca wyłącznie na wystąpieniu o nadanie numeru KRS.

W przypadku przedsiębiorców postępowanie rejestrowe odbywa się elektronicznie.

Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy o KRS wnioski dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Do prowadzenia elektronicznych spraw rejestrowych służy Portal Rejestrów Sądowych.

Za pośrednictwem systemu można między innymi:

• złożyć wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców,

• zgłosić zmianę danych,

• złożyć wniosek o wykreślenie,

• kierować pisma do sądu rejestrowego.

Dokumenty składane elektronicznie wymagają podpisania w sposób przewidziany dla danego rodzaju postępowania.

Rejestracja spółki przez S24

Oprócz Portalu Rejestrów Sądowych funkcjonuje system S24.

S24 umożliwia utworzenie określonych spółek przy wykorzystaniu gotowych wzorców dokumentów. Rozwiązanie pozwala przeprowadzić rejestrację bez sporządzania tradycyjnego wniosku papierowego.

Za pośrednictwem S24 można rejestrować między innymi:

• spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,

• spółkę jawną,

• spółkę komandytową,

• prostą spółkę akcyjną.

S24 umożliwia również dokonywanie określonych zmian w spółkach zarejestrowanych za pomocą systemu.

Nie każda zmiana może jednak zostać przeprowadzona przez S24. Zakres dostępnych czynności zależy między innymi od sposobu utworzenia spółki oraz późniejszych zmian umowy.

System S24 nie zastępuje więc całego postępowania prowadzonego przez Portal Rejestrów Sądowych.

KRS przy zmianie formy prawnej spółki

KRS ma szczególne znaczenie również podczas przekształcenia spółki.

Zgodnie z art. 552 Kodeksu spółek handlowych spółka przekształcana staje się spółką przekształconą z chwilą wpisu spółki przekształconej do rejestru. Dzień wpisu określa się jako dzień przekształcenia.

Wpis do KRS wyznacza więc moment, od którego działalność jest kontynuowana w nowej formie prawnej.

Przykładowy przebieg takiego procesu został opisany w artykule NEX Przekształcenie Spółki Komandytowej w Spółkę z o.o..

Najczęściej zadawane pytania

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza ma numer KRS

Nie. Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą jest wpisywana do CEIDG. Numer KRS dotyczy podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Czy numer KRS można sprawdzić bezpłatnie

Tak. Dane znajdujące się w KRS są jawne, a podstawowe informacje o podmiocie można sprawdzić bezpłatnie w oficjalnej wyszukiwarce.

Czy można znaleźć spółkę bez numeru KRS

Tak. Podmiot można wyszukać również na podstawie innych danych identyfikacyjnych, między innymi nazwy, numeru NIP albo numeru REGON.

Czy wydruk KRS pobrany przez internet ma moc dokumentu

Tak, jeżeli wydruk został pobrany z oficjalnego systemu KRS. Art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS zrównuje moc samodzielnie pobranych wydruków aktualnych i pełnych informacji z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację KRS.

Czy w KRS można sprawdzić, kto może podpisać umowę za spółkę

Tak. KRS zawiera informacje o osobach uprawnionych do reprezentacji oraz zasadach reprezentowania podmiotu. Na podstawie wpisu można ustalić, czy wystarczy podpis jednej osoby, czy konieczne jest współdziałanie kilku osób.

Numer KRS - kto musi mieć KRS i jak sprawdzić firmę w rejestrze - podsumowanie

Numer KRS identyfikuje podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego. Obowiązek wpisu dotyczy przede wszystkim spółek prawa handlowego oraz innych podmiotów wskazanych w przepisach. Jednoosobowa działalność gospodarcza podlega wpisowi do CEIDG i nie posiada numeru KRS.

Numer KRS oraz podstawowe dane podmiotu można bezpłatnie sprawdzić w oficjalnej wyszukiwarce. Z systemu można również pobrać odpis aktualny albo pełny. Przy ocenie sytuacji finansowej kontrahenta przydatny jest dodatkowo Krajowy Rejestr Zadłużonych.

Wnioski dotyczące przedsiębiorców wpisywanych do KRS składa się elektronicznie. Do obsługi postępowań rejestrowych służy Portal Rejestrów Sądowych, a określone rodzaje

spółek mogą korzystać również z systemu S24.