Otwarcie restauracji to moment poważnych decyzji. Pierwszym i fundamentalnym zadaniem jest wybór odpowiedniego miejsca. Lokalizacja musi spełniać nie tylko osobiste oczekiwania, ale również być dostosowana do wymogów przepisów sanitarnych i budowlanych. Dobrze położony lokal to połowa sukcesu w branży gastronomicznej. Należy pamiętać, że branża gastronomiczna podlega normom prawnym dotyczącym jakości żywności, stanu technicznego obiektów, jakości wody oraz bezpieczeństwa stosowanych urządzeń. Dlatego też, zarządzanie takim miejscem wymaga nie tylko pasji do gotowania, ale i świadomości odpowiedzialności prawnej. Zaskakująco, aby rozpocząć działalność gastronomiczną, nie są wymagane specjalne kwalifikacje na starcie. Wszystkie niezbędne zezwolenia można uzyskać już po rozpoczęciu działalności, co znacznie ułatwia wstępne kroki.
W którym Urzędzie założyć restaurację?
Przyszły przedsiębiorca rejestruje działalność gospodarczą w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) lub KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Istotne jest również zgłoszenie działalności do lokalnej Państwowej Inspekcji Sanitarno-Epidemiologicznej, czyli popularnie mówiąc Sanepidu. Dla własnego komfortu i pewności, że wszystkie formalności zostały dopełnione, warto złożyć odpowiednie wnioski z wyprzedzeniem. Zakładając lokal gastronomiczny, warto zatem szczegółowo zaplanować każdy etap, od znalezienia idealnego miejsca, przez zapewnienie zgodności z przepisami, aż po uzyskanie potrzebnych zgód i dotacji. Zakładając firmę warto uzyskać konsultacje z księgowym. W biurze rachunkowym NEX prowadzimy konsultacje księgowe i pomagamy w założeniu restauracji.
Formy prawne prowadzenia restauracji
Prowadzenie restauracji można zorganizować na różne sposoby, w zależności od preferencji, skali działalności oraz planów rozwoju. Poniżej przedstawiamy kilka możliwości wyboru.
Jednoosobowa działalność gospodarcza | To najprostsza i najczęściej wybierana forma prowadzenia działalności gastronomicznej. Jej główne zalety to niskie koszty prowadzenia oraz szybki i prosty proces rejestracji. Idealnie sprawdza się dla małych lokali, kawiarni czy food trucków. |
Spółka cywilna | Preferowane, gdy działalność założona jest przez dwie lub więcej osób. Spółka cywilna pozwala na wspólne zarządzanie i podział odpowiedzialności, jednak wymaga również jasno określonych umów między wspólnikami dotyczących wkładów i podziału zysków. |
Spółka osobowa (z wyłączeniem spółki partnerskiej) | Spółki osobowe, takie jak spółka jawna czy komandytowa, są odpowiednie dla przedsiębiorstw, które planują większą skalę działalności restauracji. Zapewniają elastyczność w zarządzaniu oraz mają przewidywalną strukturę podatkową, ale wymagają bardziej skomplikowanej dokumentacji i rejestracji. |
Spółka kapitałowa | W tym przypadku mówimy o spółkach z o.o. lub spółkach akcyjnych, które są idealne dla dużych przedsięwzięć gastronomicznych z większym obrotem. Zapewniają ograniczoną odpowiedzialność wspólników, ale wiążą się z wyższymi kosztami utrzymania oraz bardziej rozbudowanym procesem rejestracyjnym w KRS. |
Założenie działalności restauracji on-line
Jak założyć restaurację - aby zarejestrować restaurację przez CEIDG, musisz najpierw wypełnić formularz CEIDG-1, czyli wniosek o wpis do CEIDG. Formularz jest dostępny w każdym urzędzie miasta lub gminy, a także online na stronie CEIDG – wniosek możesz złożyć bezpłatnie z pomocą naszych księgowych. W formularzu podajesz swoje dane osobowe, nazwę i adres firmy, datę rozpoczęcia działalności oraz wybraną formę opodatkowania. Wniosek CEIDG-1 umożliwia również uzyskanie numeru REGON i NIP, a także jest zgłoszeniem do US oraz ZUS.
Przeczytaj również:
Zgłoszenie restauracji do ZUS
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności należy złożyć odpowiednie formularze do ZUS - zgłoszenie możesz dołączyć on-line do wniosku CEIDG. Formularz ZUA jest przeznaczony do zgłoszenia opłacania składek społecznych i zdrowotnej, natomiast formularz ZZA stosuje się, gdy jesteś dodatkowo zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub jeśli chcesz skorzystać z ulgi na start (mniejsze składki ZUS).
Zatrudnienie pracowników
Jeśli planujesz zatrudnić pracowników, musisz zgłosić ich do ZUS w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę. Podczas współpracy z naszym biurem otrzymujesz wszystkie dokumenty do zatrudnienia pracowników.
Pieczątka firmowa restauracji: nie jest obowiązkowa, ale często przydatna w korespondencji firmowej.Koszty prowadzenia restauracji
Choć złożenie restauracji w CEIDG jest bezpłatne, bieżące prowadzenie działalności generuje koszty. Przede wszystkim będziesz zobligowany do odprowadzania składek ZUS oraz opłacania podatków. Ponadto, warto rozważyć nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym do prowadzenia księgowości, chyba że planujesz zajmować się tym samodzielnie, korzystając z dostępnych programów księgowych – chętnie udostępnimy nasz program na 30 dni bezpłatnie do testów – wystarczy do nas napisać powołując się na ten artykuł.
Jakie PKD dla restauracji
Podczas zakładania restauracji ważne jest, aby dokładnie zdefiniować rodzaj prowadzonej działalności poprzez odpowiedni wybór kodów PKD. Wybór PKD może wyglądać następująco:
Główny kod PKD restauracji
PKD 56.10.A: restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne. Kod dotyczy miejsc, gdzie przygotowuje się posiłki i podaje je gościom, którzy mogą siedzieć przy stołach lub wybierać potrawy z menu. Kod ten obejmuje zarówno konsumpcję na miejscu, jak i posiłki na wynos lub dostarczane do klienta.
Dodatkowe kody PKD restauracji - warto dodać, jeśli planujesz rozszerzyć swoją działalność o inne usługi gastronomiczne.
PKD 56.21.Z: przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering). Jeśli zamierzasz oferować usługi cateringowe, ten kod pozwoli na legalne świadczenie tych usług.
PKD 56.29.Z: pozostała usługowa działalność gastronomiczna. Ten kod można wykorzystać, jeśli planujesz oferować inne rodzaje usług gastronomicznych, które nie mieszczą się w standardowej definicji restauracji czy cateringu.
PKD 56.30.Z: przygotowywanie i podawanie napojów. Idealny dla barów, kawiarni, czy innych placówek skupiających się na napojach.
PKD 56.10.B: ruchome placówki gastronomiczne. Jeśli oprócz stałego lokalu, planujesz prowadzić food trucki lub inne mobilne jednostki gastronomiczne, ten kod będzie odpowiedni.
Lista kontrolna do założenia restauracji
Wybór formy prawnej: decyzja o formie prawnej wpływa na dalsze kroki rejestracyjne i sposób prowadzenia księgowości.
Wypełnienie wniosku CEIDG-1: wypełniając wniosek, podaj wybrane kody PKD, które najlepiej opisują twoją działalność. Wniosek można złożyć osobiście, pocztą lub elektronicznie – skorzystaj z bezpłatnej pomocy naszego biura.
Zgłoszenia dodatkowe: po zarejestrowaniu firmy pamiętaj o konieczności zgłoszenia do ZUS oraz Urzędu Skarbowego, jeśli jest to twoja pierwsza działalność gospodarcza.
Prawidłowe zdefiniowanie kodów PKD na etapie rejestracji jest istotne, gdyż mogą zależeć od tego m.in. przyszłe obowiązki podatkowe oraz zakres prowadzonej działalności restauracji. Dlatego zaleca się konsultację z doradcą lub księgowym przed finalizacją rejestracji, aby upewnić się, że wszystkie kody i formalności są prawidłowo ustalone.
Kasa fiskalna w restauracji
Od lipca 2021 roku, każdy nowo otwierany lokal gastronomiczny musi być wyposażony w kasy fiskalne online. Są to urządzenia, które nie tylko rejestrują sprzedaż, ale również komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), przesyłając dane sprzedażowe w czasie rzeczywistym.
Kasy fiskalne online:
Komunikacja z CRK: Każda transakcja jest automatycznie przesyłana do CRK, co zapewnia aktualność danych i ułatwia kontrolę przez organy podatkowe.
Stałe połączenie z internetem: Urządzenia te wymagają ciągłego dostępu do internetu, aby mogły spełniać swoje funkcje.
Ulga na zakup kasy fiskalnej w restauracji
Początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi podatkowej przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej. Ulga ta wynosi 90% ceny netto urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł.
Aby skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków:
Zakupić i zainstalować kasę fiskalną – kasa musi być zainstalowana i gotowa do użycia.
Zgłosić kasę do urzędu skarbowego – przed rozpoczęciem jej używania, kasa musi być zgłoszona w odpowiednim urzędzie skarbowym.
Zachować dowody zakupu – faktury i inne dokumenty potwierdzające zakup kasy są niezbędne do skorzystania z ulgi.
Wnioskowanie o ulgę na kasę fiskalną
Wnioskowanie o odbywa się poprzez złożenie odpowiedniej deklaracji podatkowej lub wniosku wraz z niezbędnymi załącznikami, które potwierdzają zakup i instalację kasy. U podatnika VAT czynnego o zwrot ubiegamy się w deklaracji podatkowej natomiast u podatnika zwolnionego z VAT należy złożyć odrębny wniosek. Posiadanie kasy fiskalnej nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również ułatwia zarządzanie finansami restauracji, pomaga w utrzymaniu porządku w dokumentacji sprzedażowej i poprawia transparentność działalności. Pamiętaj, że otrzymując ulgę na zakup fiskalnej musisz korzystać z kasy 3 lata – jeśli zamkniesz firmę to musisz oddać otrzymaną ulgę
Rejestracja restauracji do VAT
Rejestracja jako podatnik VAT jest obowiązkowa, gdy wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 000 zł netto. Dla nowo rozpoczynających działalność, limit ten jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności w roku rozpoczęcia.
Korzyści z bycia podatnikiem VAT
Możliwość odliczenia VAT naliczonego: jako czynny podatnik VAT masz możliwość odliczenia podatku VAT od zakupionych towarów i usług, co może znacznie obniżyć koszty operacyjne.
Większa atrakcyjność dla innych firm: bycie podatnikiem VAT jest często wymagane przez inne firmy podczas nawiązywania współpracy biznesowej, co może otworzyć nowe możliwości na rynku B2B (Business to Business).
Wady:
Obowiązek rozliczania i odprowadzania VAT: to oznacza konieczność dokładnej ewidencji wszystkich transakcji oraz regularnego rozliczania się z urzędem skarbowym.
Zwolnienie restauracji z VAT
Zwolnienie z VAT jest opcją dla podatników, którzy nie przekroczyli rocznego progu sprzedaży, i może być korzystne w niektórych sytuacjach.
Kiedy warto rozważyć zwolnienie z VAT:
Główni klienci to osoby prywatne: jeśli większość klientów to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, zwolnienie z VAT może być korzystne, ponieważ ceny usług będą niższe dla końcowego konsumenta.
Niskie koszty zakupów: jeśli większość kosztów operacyjnych restauracji stanowią produkty lub usługi od dostawców zwolnionych z VAT lub z niskim VAT, mniejsza jest korzyść z odliczania VAT.
Prostsze procedury księgowe: jako zwolniony z VAT, nie musisz prowadzić pełnej księgowości VAT, co może znacząco uprościć zarządzanie finansami.
Jak zarejestrować się jako podatnik VAT
Jeżeli zdecydujesz się na rejestrację jako podatnik VAT, musisz złożyć formularz VAT-R w urzędzie skarbowym – listownie, osobiście lub on-line. Proces ten może również wymagać dodatkowej dokumentacji zależnej od specyfiki działalności.
Sprzedaż alkoholu w restauracji
Aby legalnie oferować napoje alkoholowe w restauracji, konieczne jest uzyskanie odpowiedniej koncesji, znanego również jako zezwolenie na alkohol. Proces uzyskania takiego zezwolenia jest ściśle regulowany i wiąże się z różnymi opłatami oraz wymaganiami.
Jak uzyskać koncesję na alkohol?
Złożenie wniosku: aby uzyskać koncesję na sprzedaż alkoholu, musisz złożyć wniosek do burmistrza lub prezydenta miasta, w którym znajduje się lokal. Wniosek powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje o punkcie sprzedaży oraz rodzajach alkoholu, które zamierzasz sprzedawać.
Lokalizacja lokalu: zezwolenie jest wydawane z uwzględnieniem lokalizacji punktu sprzedaży, więc ważne jest, aby lokal spełniał wszystkie lokalne wymogi związane z handlem alkoholem, w tym odległość od szkół czy placówek opiekuńczych.
Okres ważności zezwolenia: standardowo zezwolenie jest wydawane na okres co najmniej 4 lata, po czym może być odnawiane.
Opłaty za koncesję na alkohol
Opłaty za zezwolenie na sprzedaż alkoholu zależą od rodzaju oferowanych napojów:
525,00 zł: dla napojów alkoholowych zawierających do 4,5% alkoholu (np. większość piw).
525,00 zł: dla napojów alkoholowych zawierających od 4,5% do 18% alkoholu (np. wino i niektóre likiery).
2.100,00 zł: dla napojów alkoholowych zawierających powyżej 18% alkoholu (np. wódka, whiskey).
Roczne opłaty za sprzedaż alkoholu
Dodatkowo, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do uiszczenia rocznej opłaty, która jest procentem od wartości sprzedaży alkoholu w roku poprzednim. Stawki te wahają się od 1,4% do 2,7% ogólnej wartości sprzedaży. Po uzyskaniu koncesji ważne jest prowadzenie dokładnej ewidencji sprzedaży alkoholu oraz regularne uiszczanie wymaganych opłat. Należy również śledzić wszelkie zmiany w przepisach lokalnych i krajowych dotyczących sprzedaży alkoholu, aby uniknąć ewentualnych naruszeń prawnych. Uzyskanie koncesji na alkohol może wydawać się skomplikowane, ale jest niezbędne dla legalnego prowadzenia działalności gastronomicznej oferującej napoje alkoholowe.
Składki ZUS w restauracji
Wypełnienie formularza CEIDG-1: przy rejestracji działalności gospodarczej formularz CEIDG-1 służy również jako zgłoszenie do ZUS. Mimo to, po zarejestrowaniu działalności, właściciel musi dodatkowo zgłosić się do ubezpieczeń odpowiednich ubezpieczeń.
Rodzaje formularzy ZUS:
ZUS ZUA: zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych.
ZUS ZZA: stosowany, gdy przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. To zgłoszenie jest właściwe, gdy masz już pokryte ubezpieczenie społeczne z innych źródeł (np. praca na etacie) lub korzystasz z ulgi na start.
Ubezpieczenie chorobowe: jest dobrowolne dla przedsiębiorców. Jeśli chcesz być nim objęty, musisz zgłosić to na formularzu ZUS ZUA razem ze zgłoszeniem do innych ubezpieczeń. Dobrowolne chorobowe wyklucza możliwość złożenia ZZA.
Ulga na start dla restauratora
Ulga na start to zachęta dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą, pozwalająca na zwolnienie z płacenia składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy działalności.
Aby skorzystać z ulgi, musisz spełnić następujące warunki:
Jesteś osobą fizyczną rozpoczynającą działalność gospodarczą po raz pierwszy lub po co najmniej 60 miesiącach od zawieszenia/zakończenia poprzedniej działalności.
Nie wykonujesz działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego pracowałeś na etacie w ciągu ostatniego roku.
Nie podlegasz ubezpieczeniu w Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS).
Jeśli skorzystasz z ulgi na start, musisz zgłosić się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA.
Preferencyjne składki ZUS
Po wykorzystaniu ulgi na start, masz możliwość korzystania z preferencyjnych składek ZUS przez 24 pełne miesiące. Wysokość składek jest ustalana na podstawie 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku i obejmuje składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe). Warto rozważyć konsultację z doradcą ds. księgowości lub specjalistą ZUS.
Dotacje restauracji z urzędu pracy
Otwierając własną restaurację, warto rozważyć różne opcje finansowania, które mogą pomóc w pokryciu początkowych kosztów związanych z uruchomieniem działalności.
Kto może skorzystać? - osoby zarejestrowane jako bezrobotne.
Ile można otrzymać? - kwota dofinansowania może wynieść około 24 000 zł, co stanowi 6-krotność średniego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw.
Warunki: konieczność spełnienia kryteriów określonych przez lokalny urząd pracy, dlatego warto zapoznać się z regulaminem obowiązującym w danym urzędzie.
Dotacje dla restauracji z Unii Europejskiej
Dotacje te nie są już bezzwrotne, ale mogą wynieść nawet do 40 000 zł. Wady: długie oczekiwanie na środki, które może wynieść nawet rok.
Kredyt dla restauracji
Dostępne są oferty kredytowe z wsparciem rządowym, które są skierowane specjalnie dla nowych przedsiębiorców bez stażu działalności. Kredyty mogą oferować korzystniejsze warunki spłaty lub niższe oprocentowanie, co czyni je atrakcyjnymi dla osób na początku drogi biznesowej.
Leasing urządzeń gastronomicznych
Możliwość uzyskania nowoczesnego sprzętu do restauracji bez potrzeby ponoszenia dużych jednorazowych wydatków. Płacisz miesięczną ratę za użytkowanie sprzętu, co może być bardziej przystępne finansowo niż pełne zakupy. Przed podjęciem decyzji o formie finansowania, warto stworzyć dokładny plan biznesowy, który uwzględni wszystkie przewidywane koszty oraz potencjalne źródła przychodów. Rozważ skonsultowanie się z doradcą finansowym, który pomoże ocenić, która forma dofinansowania będzie najbardziej korzystna.
Jak założyć restaurację - podsumowanie
Własne restauracja to ambitne przedsięwzięcie, które może przynieść duże zyski, ale wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi i wymaga solidnego zaplecza finansowego oraz dogłębnej znajomości branży. Sukces zależy od wielu czynników, w tym odpowiedniej lokalizacji, przestrzegania regulacji prawnych oraz efektywnego marketingu i zarządzania. Zanim zdecydujesz się na taki krok, ważne jest, aby dokładnie przemyśleć i zaplanować swoje działania, uwzględniając wszystkie te aspekty.
