Obowiązek sporządzania w firmie okresowego spisu z natury środków trwałych nakłada na przedsiębiorców ustawa o rachunkowości - ma ona zastosowanie do podatników zobowiązanych do prowadzenia księgowości w formie ksiąg handlowych oraz do podatników, którzy prowadzą w ten sposób księgowość dobrowolnie.
Przed przystąpieniem do sporządzania inwentaryzacji warto przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych które są w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiających rozpoznanie środka trwałego (identyfikację), oraz przydatność. Trzeba zlikwidować środki zniszczone, nieprzydatne itp. Likwidacji środków trwałych po takiej weryfikacji powinna dokonać komisja likwidacyjne powołana przez kierownika jednostki. Komisja sporządza protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji.
Inwentaryzacja środków trwałych - ze względu na specyfikę środków trwałych, zaleca się ujmowanie w arkuszu nazw i innych cech charakterystycznych pozwalających na zidentyfikowanie składnika i powiązanie go z ewidencją. Jest to szczególnie istotne gdy fizyczne oznaczenie składników (naniesione numery inwentarzowe, kody) są zniszczone lub nie ma ich wcale. Jednym z najczęstszych utrudnień w procesie inwentaryzacji środków trwałych jest ich identyfikacja oraz powiązanie spisanych środków trwałych ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych, co w konsekwencji znacznie utrudnia wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych.
Cele inwentaryzacji:
ustalenie ich rzeczywistego stanu
określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystanych, zbędnych,
określenie środków trwałych faktycznie nieużywanych wskutek zaprzestania działalności, na potrzeby której składniki te były używane,
ujawnienie wykonanych przeróbek, modernizacji,
rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.
Szczególną uwagę należy zwrócić na inwentaryzację tzw.: niskocennych środków trwałych - czyli tych, które zostały jednorazowo zamortyzowane. Póki są one w ewidencji, powinny być objęte inwentaryzacją. A sama inwentaryzacja to weryfikacja, które z tych środków trwałych należy wyłączyć z ewidencji, ponieważ nie są już użytkowane przez jednostkę.
Uproszczeniem dla przedsiębiorstw w okresie zawieszenia wykonywania działalności jest fakt, że w takim wypadku inwentaryzacja środków trwałych nie jest obowiązkowa (o ile jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych).
Inwentaryzacja środków trwałych uznana jest za przeprowadzoną, jeżeli dokonano jej raz w ciągu 4 lat. Mówi o tym art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Nota prawna:
NEX nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
