Świadectwo pracy 2026 - kiedy wydać i jak prawidłowo wypełnić?
- Adam Bartusiak
- 38 minut temu
- 6 minut(y) czytania
Świadectwo pracy pracodawca wydaje przy zakończeniu zatrudnienia. Co do zasady powinien zrobić to ostatniego dnia pracy. Dokument nie służy do oceny pracownika. Ma przede wszystkim potwierdzić przebieg zatrudnienia i przekazać informacje, które mogą być potrzebne kolejnemu pracodawcy, ZUS albo samemu pracownikowi.
Zasady wydawania świadectwa pracy określa przede wszystkim art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.
Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?
Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym stosunek pracy ustaje.
Nie ma tutaj znaczenia, czy pracownik był zatrudniony na okres próbny, czas określony czy czas nieokreślony. Liczy się zakończenie stosunku pracy.
Jeżeli pracownik jest obecny w firmie w ostatnim dniu zatrudnienia, najprościej przekazać dokument właśnie wtedy.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy z przyczyn obiektywnych świadectwa nie można w tym dniu wręczyć pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej. W takim przypadku pracodawca ma 7 dni na przesłanie dokumentu pocztą albo doręczenie go w inny sposób.
Nie oznacza to więc, że pracodawca zawsze może od razu korzystać z dodatkowych 7 dni.
Podstawowy termin to dzień zakończenia zatrudnienia.
A co, jeżeli pracownik zaraz podpisuje kolejną umowę?
Kodeks pracy przewiduje tu wyjątek.
Jeżeli w ciągu 7 dni od zakończenia jednej umowy ten sam pracodawca ponownie zatrudni pracownika, nie musi od razu wydawać mu świadectwa pracy. Pracownik może jednak zażądać jego wydania. Wynika to z art. 97 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy. Wniosek może być złożony papierowo albo elektronicznie. Po otrzymaniu takiego żądania pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa.
Przykład
Umowa pracownika kończy się 30 września, a kolejna umowa z tym samym pracodawcą zaczyna obowiązywać 5 października.
Ponieważ przerwa nie przekracza 7 dni, pracodawca nie musi 30 września automatycznie wystawiać świadectwa pracy. Jeżeli jednak pracownik o nie wystąpi, dokument trzeba wydać.
To jeden z częstszych przypadków, w których odpowiedź na pytanie „kiedy wydać świadectwo pracy?” zależy od tego, czy zatrudnienie faktycznie się kończy, czy po krótkiej przerwie będzie kontynuowane.
Pracownik nie oddał sprzętu. Czy można zatrzymać świadectwo?
Nie.
Art. 97 § 1³ Kodeksu pracy wprost wskazuje, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Nie można więc powiedzieć pracownikowi: „świadectwo dostaniesz, kiedy oddasz telefon”.
Dotyczy to również innych rzeczy należących do firmy, np.:
laptopa,
samochodu,
kluczy,
karty dostępu,
dokumentów,
nierozliczonej zaliczki.
Rozliczenie z pracownikiem i wydanie świadectwa pracy to dwie odrębne sprawy. Jeżeli pracownik nie zwrócił mienia, pracodawca może dochodzić jego zwrotu lub należności na zasadach przewidzianych prawem, ale nie może z tego powodu wstrzymywać świadectwa.
Co wpisuje się do świadectwa pracy?
Świadectwo pracy 2026 - kiedy wydać i jak prawidłowo wypełnić - Zakres informacji wynika z art. 97 § 2 Kodeksu pracy i § 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.
W dokumencie podaje się przede wszystkim:
okres zatrudnienia,
wymiar czasu pracy,
rodzaj wykonywanej pracy,
zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
sposób i podstawę prawną zakończenia stosunku pracy,
informacje dotyczące wykorzystanego urlopu i niektórych innych uprawnień pracowniczych.
Nie każda pozycja będzie miała zastosowanie do każdego pracownika. Świadectwo powinno po prostu odpowiadać temu, jak faktycznie przebiegało zatrudnienie.
Zmiana etatu albo stanowiska w trakcie zatrudnienia
Jeżeli pracownik przez część zatrudnienia pracował na pół etatu, a później na cały etat, nie powinno się wpisywać wyłącznie ostatniego wymiaru czasu pracy. Świadectwo powinno pokazywać przebieg zatrudnienia. Podobnie jest ze stanowiskiem. Jeżeli pracownik rozpoczynał pracę jako asystent, a później został specjalistą, informacja o zatrudnieniu powinna odzwierciedlać te zmiany. Ma to znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy dokument będzie później wykorzystywany do potwierdzania stażu lub doświadczenia zawodowego.
Jak wpisać sposób rozwiązania umowy?
To jedna z ważniejszych pozycji w świadectwie pracy.
Nie wystarczy wpisać:
„pracownik zrezygnował”
albo:
„umowa się skończyła”.
Należy wskazać rzeczywisty tryb zakończenia stosunku pracy oraz odpowiednią podstawę prawną.
Może to być przykładowo:
rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
wypowiedzenie dokonane przez pracownika,
wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę,
rozwiązanie bez wypowiedzenia,
upływ okresu, na który została zawarta umowa.
Przy wypowiedzeniu trzeba również prawidłowo wskazać, która ze stron je złożyła. Błąd w tej części świadectwa może być dla pracownika znacznie bardziej problematyczny niż zwykła literówka.
Urlop wypoczynkowy w świadectwie pracy
Świadectwo zawiera informację o urlopie wypoczynkowym wykorzystanym w roku, w którym ustało zatrudnienie.
Wynika to z § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Informacja jest potrzebna kolejnemu pracodawcy. Jeżeli pracownik zmienia pracę np. w połowie roku, nowy pracodawca musi wiedzieć, jaka część urlopu została już rozliczona u poprzedniego pracodawcy. Nie wpisuje się natomiast całej historii urlopowej pracownika z kilku poprzednich lat.
Siła wyższa, urlop opiekuńczy i praca zdalna
Obecny wzór świadectwa pracy obejmuje również informacje, których w starszych świadectwach nie było. Dotyczy to między innymi zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, o którym mowa w art. 148¹ Kodeksu pracy.
W świadectwie wykazuje się także wykorzystany urlop opiekuńczy oraz liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykonywanej na podstawie art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy.
Nie są to przypadkowe informacje.
Jeżeli pracownik w tym samym roku zmienia pracodawcę, część tych uprawnień nie zaczyna się automatycznie od nowa. Nowy pracodawca musi więc wiedzieć, z jakiej części limitu pracownik już skorzystał.
Jakie inne dane mogą znaleźć się w świadectwie?
W zależności od sytuacji pracownika trzeba wykazać również m.in.:
urlop bezpłatny,
urlop ojcowski,
urlop rodzicielski,
urlop wychowawczy,
zwolnienie od pracy na podstawie art. 188 Kodeksu pracy,
okresy wypłaty wynagrodzenia chorobowego na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
okresy nieskładkowe,
pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
informacje o zajęciu wynagrodzenia.
Zakres świadectwa może być więc bardzo prosty przy krótkim zatrudnieniu bez nieobecności, ale znacznie szerszy w przypadku osoby zatrudnionej przez kilka lat.
Czy wpisuje się wynagrodzenie?
Nie automatycznie.
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach podaje się na żądanie pracownika.
Pracodawca nie musi więc wpisywać wysokości wynagrodzenia do każdego świadectwa pracy.
Czy trzeba korzystać z urzędowego wzoru?
Rozporządzenie zawiera pomocniczy wzór świadectwa pracy. Nie chodzi jednak wyłącznie o to, żeby formularz wyglądał dokładnie tak samo jak załącznik do rozporządzenia. Najważniejsze jest, aby zawierał wymagane informacje i był zgodny z aktualnymi przepisami.
W praktyce korzystanie z aktualnego wzoru jest najbezpieczniejsze, ponieważ zmniejsza ryzyko pominięcia którejś z obowiązkowych pozycji.
Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy firma od lat korzysta z tego samego starego formularza i nie uwzględniła zmian dotyczących nowych uprawnień pracowniczych.
Co zrobić, jeżeli w świadectwie jest błąd?
Pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy.
Zgodnie z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy ma na to 14 dni od otrzymania dokumentu.
Może chodzić zarówno o poważny błąd w podstawie rozwiązania umowy, jak i o nieprawidłowe informacje dotyczące:
stanowiska,
wymiaru czasu pracy,
urlopu,
okresu zatrudnienia,
innych uprawnień wykazanych w świadectwie.
Pracodawca ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku. Jeżeli uzna wniosek za zasadny, wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy. Jeżeli odmówi sprostowania, powinien poinformować o tym pracownika.
Pracownik może następnie dochodzić sprostowania przed sądem pracy.
Wzór świadectwa pracy do pobrania
Przygotowaliśmy edytowalny wzór świadectwa pracy, który można wykorzystać przy sporządzaniu dokumentu dla pracownika. Formularz obejmuje najważniejsze informacje wymagane przepisami, w tym dane dotyczące okresu zatrudnienia, wymiaru czasu pracy, sposobu rozwiązania umowy, wykorzystanych urlopów oraz innych uprawnień pracowniczych.
Wzór został przygotowany w formacie Word, dzięki czemu można go uzupełnić komputerowo i dostosować do przebiegu zatrudnienia konkretnego pracownika.
Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?
Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.
Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu może zostać ukarana grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł.
Na tym odpowiedzialność nie zawsze się kończy.
Art. 99 Kodeksu pracy przewiduje również możliwość dochodzenia przez pracownika odszkodowania, jeżeli wskutek niewydania w terminie albo wydania nieprawidłowego świadectwa poniósł szkodę.
Przykładem może być sytuacja, w której błędne świadectwo utrudniło pracownikowi podjęcie kolejnego zatrudnienia.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu świadectwa pracy
Najwięcej problemów wynika nie z samego braku dokumentu, ale z wpisania do niego nieprawidłowych danych.
Warto szczególnie sprawdzić:
daty zatrudnienia,
zmiany wymiaru etatu,
stanowiska zajmowane przez pracownika,
podstawę rozwiązania umowy,
wykorzystany urlop wypoczynkowy,
urlopy związane z rodzicielstwem,
zwolnienie z powodu siły wyższej,
urlop opiekuńczy,
okazjonalną pracę zdalną.
Częstym błędem jest również korzystanie z nieaktualnego formularza albo przepisywanie informacji z poprzedniego świadectwa bez sprawdzenia dokumentacji kadrowej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy świadectwo pracy trzeba wydać w ostatnim dniu pracy?
Co do zasady tak. Dopiero gdy z obiektywnych powodów nie jest możliwe przekazanie dokumentu tego dnia, pracodawca ma 7 dni na jego przesłanie lub doręczenie w inny sposób.
Czy pracownik musi poprosić o świadectwo?
Zasadniczo nie. Przy zakończeniu stosunku pracy dokument wydaje się z urzędu. Wyjątek może dotyczyć sytuacji, gdy ten sam pracownik zostaje ponownie zatrudniony w ciągu 7 dni.
Czy świadectwo można wysłać pocztą?
Tak. Jest to dopuszczalne, jeżeli dokumentu nie można przekazać pracownikowi w dniu zakończenia zatrudnienia.
Czy można nie wydać świadectwa, jeśli pracownik ma dług wobec firmy?
Nie. Art. 97 § 1³ Kodeksu pracy zabrania uzależniania wydania świadectwa od rozliczenia pracownika z pracodawcą.
Ile czasu pracownik ma na sprostowanie świadectwa?
14 dni od jego otrzymania.
Świadectwo pracy 2026 - kiedy wydać i jak prawidłowo wypełnić? - podsumowanie
Świadectwo pracy 2026 trzeba co do zasady przekazać pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy. Jeżeli z obiektywnych przyczyn nie jest to możliwe, pracodawca powinien doręczyć dokument w ciągu kolejnych 7 dni.
Najwięcej uwagi wymaga nie samo wystawienie dokumentu, ale poprawność zawartych w nim danych. Trzeba sprawdzić przede wszystkim okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, stanowiska, podstawę zakończenia umowy oraz informacje o wykorzystanych uprawnieniach.
Pracodawca nie może też zatrzymać świadectwa tylko dlatego, że pracownik nie oddał firmowego sprzętu albo nie rozliczył się z powierzonych rzeczy.
W razie błędu pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa w terminie 14 dni. Z kolei niewydanie dokumentu w terminie może oznaczać odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy, a w określonych przypadkach również roszczenie odszkodowawcze pracownika.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani finansowej. Zastosowanie konkretnych rozwiązań powinno zostać poprzedzone analizą indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.
