Umowa o pracę z małżonkiem a osoba współpracująca – jakie są obowiązki przedsiębiorcy?

Zatrudnienie członka rodziny w prowadzonej działalności gospodarczej wydaje się dla wielu przedsiębiorców naturalnym rozwiązaniem. Często dotyczy to małżonka, który zna specyfikę firmy, ma kontakt z klientami i pomaga przy codziennych obowiązkach. W praktyce wiele osób zakłada, że zawarcie umowy o pracę oznacza identyczne zasady rozliczeń jak przy zatrudnieniu każdego innego pracownika. W przypadku małżonka przepisy przewidują jednak szczególne regulacje związane z pojęciem osoby współpracującej. Ma to ogromne znaczenie przede wszystkim dla rozliczeń z ZUS. Może bowiem okazać się, że mimo podpisanej umowy o pracę składki nie będą naliczane tak jak u zwykłego pracownika, lecz według zasad właściwych dla osoby współpracującej.

Kiedy małżonek staje się osobą współpracującą?

Podstawowe znaczenie ma art. 8 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.Przepis wskazuje:

„Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności”.

Z przepisu wynika, że dla uznania małżonka za osobę współpracującą muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki. Pierwszy dotyczy więzi rodzinnej. Musi to być osoba wymieniona w ustawie. Drugi warunek to pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym. Trzeci dotyczy faktycznej współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Dopiero spełnienie wszystkich tych przesłanek powoduje powstanie statusu osoby współpracującej.

Umowa o pracę nie wyłącza statusu osoby współpracującej

Jednym z najczęstszych błędów jest przekonanie, że podpisanie umowy o pracę powoduje automatyczne stosowanie zasad przewidzianych dla zwykłych pracowników. Przepisy dotyczące osób współpracujących działają jednak niezależnie od rodzaju zawartej umowy.

Oznacza to, że małżonek zatrudniony na podstawie umowy o pracę może nadal zostać uznany przez ZUS za osobę współpracującą. W praktyce nie decyduje więc sama umowa, lecz rzeczywisty charakter współpracy i spełnienie przesłanek określonych w ustawie.

Jeżeli małżonek mieszka wspólnie z przedsiębiorcą i uczestniczy w prowadzeniu firmy, może zostać objęty zasadami właściwymi dla osoby współpracującej.

Jakie składki należy opłacać za małżonka?

Największa różnica pomiędzy zwykłym pracownikiem a osobą współpracującą dotyczy sposobu naliczania składek ZUS. W przypadku standardowego pracownika podstawą składek jest osiągane wynagrodzenie. W przypadku osoby współpracującej składki społeczne ustalane są na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorcy. Oznacza to, że wysokość składek nie zależy od wynagrodzenia wskazanego w umowie o pracę.

Za osobę współpracującą należy opłacać składki:

• emerytalne,

• rentowe,

• wypadkowe,

• zdrowotne,

• Fundusz Pracy,

• dobrowolne chorobowe,

• FGŚP.

W praktyce może się okazać, że przedsiębiorca wypłaca małżonkowi stosunkowo niewielkie wynagrodzenie, a mimo to składki są znacznie wyższe niż przy zatrudnieniu zwykłego pracownika.

Osoba współpracująca nie korzysta z preferencyjnego ZUS

Bardzo ważną konsekwencją statusu osoby współpracującej jest brak możliwości korzystania z ulg składkowych.

Dotyczy to między innymi:

• preferencyjnego ZUS,

• Małego ZUS Plus.

Może więc dojść do sytuacji, w której przedsiębiorca rozpoczynający działalność sam korzysta z obniżonych składek, ale za współpracującego małżonka musi opłacać składki w pełnej wysokości. Dla wielu nowych firm jest to duże zaskoczenie.

Jak zgłosić małżonka do ZUS?

Osobę współpracującą zgłasza się do ubezpieczeń społecznych przy wykorzystaniu formularza ZUS ZUA albo ZUS ZZA. Właściwy jest kod tytułu ubezpieczenia 05 11.

Po dokonaniu zgłoszenia przedsiębiorca powinien uwzględniać osobę współpracującą w miesięcznych rozliczeniach ZUS. Wraz z deklaracją DRA przekazywany jest również imienny raport ZUS RCA. Są to obowiązki analogiczne do tych, które dotyczą innych osób objętych ubezpieczeniami społecznymi.

Kto finansuje składki osoby współpracującej?

W przypadku zwykłych pracowników część składek finansowana jest przez pracownika, a część przez pracodawcę. Przy osobie współpracującej sytuacja wygląda inaczej. Składki ubezpieczeniowe finansowane są przez przedsiębiorcę ze środków firmowych. Oznacza to, że osoba współpracująca nie ponosi ekonomicznego ciężaru składek w taki sposób jak standardowy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Jest to jedna z cech odróżniających ten szczególny rodzaj współpracy od klasycznego stosunku pracy.

Czy trzeba prowadzić akta osobowe?

Tak. Pomimo szczególnych zasad rozliczania składek ZUS przedsiębiorca nadal pozostaje pracodawcą. W związku z tym powinien realizować wszystkie obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy.

Dotyczy to między innymi:

• prowadzenia akt osobowych,

• skierowania na badania lekarskie,

• przeprowadzenia szkolenia BHP,

• prowadzenia ewidencji czasu pracy,

• udzielania urlopów wypoczynkowych,

• przygotowywania dokumentacji kadrowej.

Pod tym względem małżonek zatrudniony na umowę o pracę jest traktowany tak samo jak pozostali pracownicy.

Czy obowiązuje minimalne wynagrodzenie?

Tak. Zawarcie umowy o pracę oznacza konieczność przestrzegania przepisów prawa pracy dotyczących wynagrodzeń. Przedsiębiorca nie może dowolnie ustalić wynagrodzenia na poziomie niższym niż wynika to z obowiązujących przepisów. Małżonek zatrudniony na podstawie umowy o pracę korzysta w tym zakresie z takich samych uprawnień jak inni pracownicy.

PIT-11 i rozliczenie podatku

Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę powoduje również obowiązki podatkowe. Po zakończeniu roku przedsiębiorca powinien sporządzić informację PIT-11.

Dodatkowo do końca stycznia następnego roku należy złożyć deklarację PIT-4R dotyczącą pobranych zaliczek na podatek dochodowy. Oznacza to, że pomimo szczególnych zasad ubezpieczeniowych nadal występują standardowe obowiązki związane z rozliczaniem wynagrodzeń pracowniczych.

Ślub z pracownikiem a ZUS

Umowa o pracę z małżonkiem a osoba współpracująca – jakie są obowiązki przedsiębiorcy?Bardzo ciekawa sytuacja występuje wtedy, gdy przedsiębiorca zawiera związek małżeński z osobą już zatrudnioną w firmie. Do dnia ślubu taka osoba funkcjonuje jako zwykły pracownik. Po zawarciu małżeństwa może jednak powstać status osoby współpracującej.

W takiej sytuacji konieczne jest dokonanie odpowiednich zmian w dokumentacji ZUS.

Najpierw należy wyrejestrować pracownika na formularzu ZUS ZWUA. Następnie trzeba dokonać nowego zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA z kodem 05 11 właściwym dla osoby współpracującej. W praktyce jest to obowiązek, o którym przedsiębiorcy stosunkowo często zapominają.

Czy zatrudnienie przez spółkę zmienia sytuację?

Nie każda umowa o pracę zawarta z członkiem rodziny powoduje powstanie statusu osoby współpracującej. Jeżeli członek rodziny zostaje zatrudniony przez spółkę, a nie bezpośrednio przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, zasady mogą wyglądać inaczej. W takim przypadku pracownik może zostać zgłoszony do ZUS jak zwykły pracownik z kodem właściwym dla stosunku pracy. Jest to jedna z istotnych różnic pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą a spółkami.

Czy wynagrodzenie małżonka może być kosztem podatkowym?

Przy zatrudnieniu małżonka pojawia się również pytanie dotyczące kosztów podatkowych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci (...); kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika (...) należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 (...)”.

Oznacza to, że obecnie wynagrodzenie małżonka zatrudnionego na podstawie umowy o pracę może stanowić koszt uzyskania przychodów przedsiębiorcy na zasadach wynikających z przepisów. Dodatkowo składki ZUS rozliczane są na zasadach właściwych dla przedsiębiorcy.

Umowa o pracę z małżonkiem a osoba współpracująca – jakie są obowiązki przedsiębiorcy? – podsumowanie

Podpisanie umowy o pracę z małżonkiem nie oznacza automatycznie, że będzie on rozliczany przez ZUS jak zwykły pracownik. Jeżeli małżonkowie pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności gospodarczej, zastosowanie mogą znaleźć przepisy dotyczące osoby współpracującej. Powoduje to odmienne zasady naliczania składek oraz szczególne obowiązki wobec ZUS. Przed zatrudnieniem członka rodziny warto przeanalizować nie tylko treść umowy, ale również przepisy dotyczące osób współpracujących. To właśnie one często decydują o rzeczywistych kosztach zatrudnienia oraz sposobie rozliczeń składkowych.