Przekazywanie upominków kontrahentom a obowiązek wystawienia PIT-11

W praktyce obrotu gospodarczego powszechnie spotyka się sytuacje, w których przedsiębiorcy przekazują swoim kontrahentom różnego rodzaju upominki – zarówno okazjonalnie (np. z okazji świąt), jak i przy zakończeniu współpracy. Prezenty te mogą przyjmować bardzo różną formę: od gadżetów z logo firmy, przez odzież reklamową, po kosze upominkowe, alkohol czy inne artykuły spożywcze.

Tego rodzaju działania rodzą wątpliwości podatkowe, zwłaszcza gdy obdarowanym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, a wartość prezentu przekracza 200 zł brutto. Wątpliwości te dotyczą w szczególności tego, czy po stronie obdarowanego powstaje przychód wymagający udokumentowania informacją PIT-11 oraz jak kwalifikować takie wydatki po stronie podmiotu przekazującego upominki.

Upominki dla przedsiębiorcy jako przychód podatkowy

Z punktu widzenia podatku dochodowego punktem wyjścia jest ogólna definicja przychodu zawarta w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którą:

„Przychodami (…) są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń”.

Otrzymanie prezentu przez kontrahenta niewątpliwie stanowi świadczenie nieodpłatne. Kluczowe znaczenie ma jednak ustalenie, z jakiego źródła przychodów takie świadczenie pochodzi.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą zasadniczo należy rozważyć, czy prezent stanowi przychód:

• z innych źródeł (art. 20 ust. 1 u.p.d.o.f.), czy

• z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 14 u.p.d.o.f.).

Dominujące w praktyce podejście opiera się na art. 14 ust. 2 pkt 8 u.p.d.o.f., zgodnie z którym:

„Przychodem z działalności gospodarczej jest również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2–2b (…)”.

Oznacza to, że upominki otrzymywane przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością należy kwalifikować jako przychód z tej działalności, nawet jeżeli nie są one bezpośrednim wynagrodzeniem za sprzedaż towarów lub usług.

Brak obowiązku wystawienia PIT-11 dla kontrahenta prowadzącego działalność

Przekazywanie upominków kontrahentom a obowiązek wystawienia PIT-11 - obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 dotyczy wyłącznie określonych kategorii przychodów, w szczególności przychodów z innych źródeł. W przypadku, gdy obdarowany jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, a otrzymany upominek stanowi przychód z tej działalności, nie powstaje obowiązek wystawienia PIT-11.

Przychód taki:

• powinien zostać rozliczony samodzielnie przez przedsiębiorcę,

• podlega ujęciu w prowadzonej przez niego ewidencji podatkowej,

• nie wymaga dokumentowania informacją PIT-11 przez podmiot przekazujący prezent.

W konsekwencji, nawet jeżeli wartość prezentu przekracza 200 zł brutto, a obdarowanym jest właściciel firmy, wystawienie PIT-11 nie jest wymagane. Co istotne, sporządzenie PIT-11 w takiej sytuacji byłoby dopuszczalne, ale nieobowiązkowe i w praktyce zbędne.

Charakter wydatku – reklama czy reprezentacja

Odrębną kwestią jest kwalifikacja wydatków na zakup upominków po stronie podmiotu przekazującego prezenty.

W tym zakresie od lat utrwalone jest stanowisko, zgodnie z którym wydatki na prezenty o charakterze okolicznościowym, zwłaszcza:

• kosze prezentowe,

• alkohol,

• artykuły spożywcze,

• eleganckie gadżety bez masowego charakteru,

stanowią wydatki na reprezentację. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. (analogicznie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT):

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji”.

Oznacza to, że wydatki te nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, niezależnie od tego, czy prezent przekazywany jest z okazji świąt, jubileuszu, czy zakończenia współpracy. Dotyczy to również tzw. prezentów pożegnalnych wręczanych kontrahentom po rozwiązaniu relacji biznesowej.

Prezenty po zakończeniu współpracy a skutki podatkowe

Przekazanie upominku po zakończeniu współpracy z kontrahentem nie zmienia zasadniczo skutków podatkowych. Jeżeli obdarowanym jest przedsiębiorca, wartość otrzymanego prezentu nadal stanowi przychód z działalności gospodarczej po jego stronie i nie rodzi obowiązku wystawienia PIT-11.

Również po stronie podmiotu przekazującego taki prezent wydatek ten zachowuje charakter reprezentacyjny i pozostaje poza kosztami uzyskania przychodów. Okoliczność, że prezent ma charakter „pożegnalny”, nie wpływa na jego kwalifikację podatkową.

Przekazywanie upominków kontrahentom a obowiązek wystawienia PIT-11 – podsumowanie

Przekazywanie upominków kontrahentom prowadzącym działalność gospodarczą nie powoduje obowiązku wystawienia informacji PIT-11, nawet jeżeli wartość prezentów przekracza 200 zł brutto. Otrzymane świadczenia stanowią po stronie obdarowanego przychód z działalności gospodarczej, który powinien zostać rozliczony samodzielnie. Po stronie podmiotu przekazującego prezenty wydatki te mają charakter reprezentacyjny i nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Zasady te mają zastosowanie zarówno do prezentów okolicznościowych, jak i do upominków przekazywanych przy zakończeniu współpracy.