Obowiązek kasy fiskalnej przy organizacji wesel

Podatnicy prowadzący działalność gastronomiczną często zadają pytanie, czy sprzedaż usług związanych z organizacją przyjęć – np. weselnych, komunijnych czy okolicznościowych – musi być zawsze rejestrowana na kasie fiskalnej, jeśli nabywcami są osoby prywatne. Sprawa ta ma znaczenie nie tylko praktyczne, ale i podatkowe, ponieważ błędne zastosowanie zwolnienia może skutkować sankcjami z ustawy o VAT.

Obowiązek ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r., poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u. – „podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących”.

Oznacza to, że w przypadku gdy podatnik świadczy usługi gastronomiczne na rzecz konsumentów, zasadą jest obowiązek prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej. Fakturę wystawia się jedynie wtedy, gdy nabywcą jest inny przedsiębiorca.

W praktyce przedsiębiorca prowadzący restaurację lub dom weselny musi więc dokumentować sprzedaż usług gastronomicznych na rzecz osób fizycznych paragonem fiskalnym.

Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji

Nie każdy podatnik musi od razu posiadać kasę fiskalną. Kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – dalej r.z.k.r.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 i 2 r.z.k.r. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania:

„1) podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz tych podmiotów – jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył w proporcji do okresu wykonywania tych czynności kwoty 20 000 zł;

2. podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych – jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym kwoty 20 000 zł.”

To tzw. zwolnienie podmiotowe. Obowiązuje ono jednak tylko do czasu przekroczenia wskazanego limitu.

Drugą kategorią są zwolnienia przedmiotowe, które wynikają z załącznika do rozporządzenia. W pozycji 42 wskazano, że zwolnieniu podlega:„świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (...), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła”.

Oznacza to, że przy spełnieniu wszystkich tych warunków podatnik może uniknąć obowiązku posiadania kasy fiskalnej – ale tylko, jeśli dana usługa nie znajduje się w grupie wyłączonej z możliwości zwolnienia.

Usługi gastronomiczne wyłączone ze zwolnienia

Obowiązek kasy fiskalnej przy organizacji wesel - w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i) r.z.k.r. ustawodawca wyraźnie wskazał, że ze zwolnień nie mogą korzystać „usługi związane z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie:

– świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz– usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering)”.

W praktyce oznacza to, że organizator przyjęć weselnych, który świadczy usługi gastronomiczne w swojej sali, restauracji lub innym stałym miejscu działalności, nie może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Wyjątek dotyczy jedynie tych przedsiębiorców, którzy sprzedają wyłącznie gotowe posiłki do odbioru lub dostarczają je w ramach cateringu – i to tylko wtedy, gdy nie prowadzą stacjonarnej placówki gastronomicznej.

Definicje usług restauracyjnych i cateringowych

Choć ustawa o VAT nie zawiera legalnych definicji usług gastronomicznych, warto odwołać się do przepisów rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 tego rozporządzenia:„Usługi restauracyjne i cateringowe oznaczają usługi polegające na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności lub napojów (...) wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie. Dostarczanie żywności lub napojów stanowi jedynie element większej całości, w której muszą przeważać usługi. Usługi restauracyjne polegają na świadczeniu takich usług w lokalu należącym do usługodawcy, podczas gdy usługi cateringowe polegają na świadczeniu takich usług poza lokalem usługodawcy.”

To rozróżnienie jest istotne, ponieważ właśnie ono decyduje o tym, czy działalność może być uznana za stacjonarną gastronomię (a więc objętą obowiązkiem kasy fiskalnej), czy za catering – który w pewnych przypadkach może korzystać ze zwolnienia.

Znaczenie pojęcia „stacjonarna placówka gastronomiczna”

W rozumieniu potocznym i według definicji Głównego Urzędu Statystycznego, stacjonarne placówki gastronomiczne to m.in. bary, punkty gastronomiczne, restauracje, sezonowe punkty sprzedaży posiłków, stołówki czy domy weselne. Cechą charakterystyczną jest istnienie fizycznego miejsca, w którym klienci spożywają posiłki.

Dla celów podatkowych oznacza to, że nawet jeśli działalność jest prowadzona tylko sezonowo (np. w okresie letnim lub w wybranych miesiącach), ale w jednym miejscu, nadal jest uznawana za stacjonarną.

Obowiązek kasy fiskalnej przy organizacji wesel – podsumowanie

Podatnik organizujący przyjęcia weselne, który serwuje posiłki w swojej sali, ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż usług gastronomicznych przy użyciu kasy fiskalnej. Wynika to bezpośrednio z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT oraz § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i) rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r.

Usługi gastronomiczne (PKWiU ex 56.10, 56.21, 56.29, 56.30) są bowiem wyłączone ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, jeśli są świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne – w tym także sezonowo.

Zwolnienie z obowiązku kasy fiskalnej może mieć zastosowanie tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy działalność nie ma charakteru stacjonarnego, a zapłata następuje w całości na rachunek bankowy podatnika i można jednoznacznie ustalić, jakiej usługi dotyczyła.

W opisanym stanie faktycznym – przyjęcia weselne, sala należąca do przedsiębiorcy, posiłki przygotowywane i serwowane na miejscu – obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej jest bezwzględny.

Polecamy -> księgowość dla restauracji -> księgowość restauracji